¿Qué es el ECM, o gestión de contenidos empresariales?

La gestión de contenidos empresariales (ECM, que son las siglas en inglés de Enterprise Content Management) se ha popularizado en los últimos años entre las empresas. Se trata de una estrategia o disciplina orientada a la captura, almacenamiento, control de seguridad, recuperación, distribución y destrucción de documentos.

Uno de los avances tecnológicos que ha fomentado este interés por la gestión de documentos es el desarrollo del cloudcomputing. Las empresas desean que su software de gestión documental esté a la altura de otros servicios cloud que utilizan habitualmente, como Gmail o Dropbox, y que les facilitan mucho las cosas.

¿En qué consiste la gestión de contenidos empresariales?

La gestión de contenidos empresariales tiene el objetivo de centralizar la información en un solo lugar, de manera que pueda ser compartida para tomar las decisiones importantes de la empresa.

Ayuda a reducir los tiempos en la creación de políticas de venta, elaboración de manuales de políticas y procedimientos y creación de políticas de compra y venta.

El ECM hace referencia a la gestión de todo tipo de contenido de la empresa, no sólo de contenidos administrativos. Esto incluiría:

• Portales internos
• Gestión de documentos (facturas, presupuestos, albaranes…)
• Gestión de imágenes
• Gestión de contenido web
• Gestión de documentos digitales
• Administración de los procesos de negocio
• Gestión de contenidos de redes sociales

Todos los contenidos de la empresa conforman un activo de gran importancia cuyo almacenamiento, distribución y control tiene un gran valor y ayuda en la toma de decisiones.

Cuando esta información no se gestiona adecuadamente, la empresa pierde la oportunidad de extraer todo el potencial de los datos de los que dispone. La centralización de los datos empresariales ayuda, por otra parte, a desarrollar proyectos complejos de Big Data en las grandes compañías.

La gestión documental: una parte del ECM

Muchas empresas se han sumado a las últimas tendencias en cloudcomputing, obteniendo una mejor performance en la gestión de documentos.

Un software de gestión documental permite tanto a las grandes entidades como las PYMEs poder gestionar los inputs y outputs documentales de la compañía, obteniendo resultados más eficientes y logrando tomar mejores decisiones.

Sin embargo, la filosofía ECM va mucho más allá de la gestión de archivos para ocuparse de la gestión y centralización del contenido de la empresa en todas sus vertientes y versiones.

Esto permite a la empresa implementar mejoras en sus procesos, aumentar la seguridad de su negocio y utilizar la información en beneficio propio.